altijd je optredens goed geregeld met dit handige excel-schema (download)
Unfortunately this page isn't available in English.
Heb jij alle informatie van jullie geboekte optredens in je hoofd? Super goed! Maarre... word je daar niet gek van? Als je de informatie nou eens overzichtelijk op een rijtje zet, dan weet je welke belangrijke informatie je nog mist. Het meeste werk hebben we al voor je gedaan: download het handige Excel schema!
Eerder gaven we je al inspiratie om ieder dag 2 venues/festivals toe te voegen aan je boekingscontacten. Je kunt in dat artikel ook een handig Excel-document downloaden waarin je al je contacten bewaart en alles gemakkelijk terug kunt vinden.
En nu is het tijd voor stap 2: zodra de programmeur interesse heeft getoond zet je het optreden in een ANDER overzicht, waarin je de details van het optreden kunt gaan verzamelen.
DOWNLOAD HET VOORBEELD EXCEL-SCHEMA HIER
Je kunt bovenstaand Excel-schema naar eigen inzicht aanpassen. Bij deze geef ik een toelichting op de velden die ik zelf altijd invul:
- Nr: Hier hou je bij hoeveel optredens jullie vanaf het ontstaan van de band hebben gehad tot nu toe. Dit kun je weer gebruiken om bepaalde optredens iets speciaals mee te geven. Bijvoorbeeld jullie 100e optreden.... dat moet gevierd worden! Zodra je aan optredens iets speciaals hangt, is er meer 'urgentie' voor fans om te komen kijken.
- Nr van jaar: Hou hier het aantal optredens in dat jaar bij. Dan kun je straks de jaren goed met elkaar vergelijken. Is er een stijgende lijn? Ik heb nu een tabblad 2018 aangemaakt, en je kunt onderaan voor ieder jaar een nieuw tabblad aanmaken.
- Datum: Hier zet je natuurlijk de datum van het optreden neer.
- Naam: Beschrijving van het optreden. Bijvoorbeeld de naam van de locatie + plaats. En/of de naam van het festival.
- Gage: Hier vul je het afgesproken bedrag in. Speel je voor deurgeld? Typ daar dan 'deurgeld' en vul eventueel later het uiteindelijk gekregen bedrag hier in.
- Status: Ik gebruik meestal 3 soorten 'statussen': 'Optie', 'Bevestigd + nog bekend maken' en 'Bevestigd + bekend gemaakt'. Als je met kleurtjes werkt krijg je een nog beter overzicht.
- Eten ja/nee: Vul hier in of jullie hebben afgesproken dat jullie te eten krijgen of niet.
- Set(s) lengte in minuten: Speel je 1 set, of meerdere? En hoe lang duurt/duren die dan? Bijvoorbeeld: '60 min', of '2 x 45 min'. Dan heb je de informatie altijd bij de hand zodra je de setlist moet gaan maken.
- Get in tijd: Hoe laat worden jullie bij de locatie verwacht? Zet dat hier in. Bijvoorbeeld: '19.00 uur'.
- Showtime: Hoe laat worden jullie verwacht te starten met het optreden? Zet dat hier in. Bijvoorbeeld: '22.00 uur'.
- Backline info: Wat staat er aan backline? Wat moeten jullie zelf meenemen? Spelen er nog andere bands waar je backline-ruil mee hebt afgesproken? Zet het hier in, zodat je niet onnodig met spullen loopt te sjouwen.
Zoals gezegd kun je dit document naar eigen inzicht aanpassen / aanvullen. Maar dit zijn de minimale dingen die je meestal wel moet weten. Dit zijn de dingen die de bandleden vaak aan de bandleider vragen, en dan heb je de informatie bij de hand. Of sla het document op op Google Sheets en deel het met alle bandleden, zodat ze het altijd in kunnen zien en geen vragen hoeven stellen.
Heb je vragen? Dan kun je me altijd mailen via mirjam@popei.nl.
Succes!
Mirjam Sieben
POPEI - PR/communicatie
Tips in je mailbox ontvangen? Meld je dan hier aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief!
Unfortunately our mini-pop magazine "DE POPEI" isn't available in English
DE POPEI is the monthly mini-pop magazine published by POPEI.
DE POPEI is printed double sided on A3 and folded to flyer size. It is distributed at more than 200 addresses throughout Eindhoven and the surrounding area in a circulation of 2500 pieces.
Go to the Dutch version